วิธีแก้ไขข้อมูลสินค้าด้วยไฟล์ Excel
ต้องการแก้ไขสินค้าที่มีอยู่ในระบบเป็นจำนวนมาก สามารถทำได้ในครั้งเดียวผ่านไฟล์ Excel ระบบมี Template สำเร็จรูปสำหรับแก้ไขข้อมูลสินค้า ช่วยให้จัดการข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น โดยอ้างอิงสินค้าแต่ละรายการจาก SKU
การแก้ไขผ่าน Excel เหมาะกับการแก้ไขหลายรายการพร้อมกัน เช่น ราคา สต็อก สถานะ หรือขนาดสินค้า โดยระบบจะอ้างอิงสินค้าจาก SKU ที่ต้องตรงกับที่มีอยู่ในระบบ
มี 2 วิธีเตรียมไฟล์ — Export All เพื่อดึงข้อมูลเดิมทั้งหมดออกมาแก้ทับ (เหมาะกับสินค้าจำนวนมาก) หรือดาวน์โหลด Template เปล่าแล้วกรอกเฉพาะรายการที่ต้องการ (เหมาะกับสินค้าจำนวนไม่เยอะ)
ขั้นตอนที่ 1 · ดึงข้อมูลสินค้า
- 1 เข้าเมนู “Product Manager” แล้วเลือกเมนูย่อย “Products”
- 2 กรณีต้องการแก้ไขหลาย SKU แนะนำให้กด “Export All” เพื่อดึงข้อมูลสินค้าทั้งหมดในระบบออกมาเป็นไฟล์ (ได้ข้อมูลเดิมครบ นำมาแก้ทับได้ทันที)
- 3 จากนั้นกดปุ่ม “จัดการหลายรายการ” เลือก“จัดการด้วย Excel” เพื่อเปิดหน้าต่างอัปโหลด / ดาวน์โหลดไฟล์
ขั้นตอนที่ 2 · เลือกฟิลด์ที่จะแก้ไข แล้วอัปโหลดไฟล์
- 4 ในหน้าต่าง “จัดการสินค้าหลายรายการ” เลือกแท็บ “อัปเดตข้อมูล”
กรณีต้องการแก้ไขสินค้าจำนวนไม่เยอะ กดลิงก์ “ดาวน์โหลดเทมเพลต” เพื่อโหลด Template เปล่าและนำข้อมูลสินค้ามากรอกในไฟล์ - 5 กด “เลือกไฟล์” เพื่ออัปโหลดไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้
ตัวอย่างคอลัมน์ในไฟล์ Template
ตัวอย่างรูปแบบ Template เปล่า นำข้อมูลสินค้าที่ต้องการอัปเดตมากรอกในไฟล์
ขั้นตอนที่ 3 · จับคู่ข้อมูลในไฟล์กับฟิลด์ในระบบ
- 6 เมื่ออัปโหลดไฟล์แล้ว ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอน “กำหนดการจับคู่ข้อมูล” เลือกจับคู่แต่ละคอลัมน์ในไฟล์กับฟิลด์ในระบบผ่าน dropdown โดยมีตัวอย่างข้อมูลจากไฟล์แสดงขึ้นมา ให้ตรวจสอบความถูกต้องและทำการจับคู่ข้อมูล
- 7ตรวจสอบการจับคู่ทุกฟิลด์ให้เรียบร้อย แล้วกดปุ่ม “อัปเดตรายการสินค้า
ฟิลด์สำคัญที่จำเป็นต้องใส่หากยังไม่ได้จับคู่จะขึ้นข้อความเตือน “กรุณาเลือกคอลัมป์ที่ต้องการจับคู่ข้อมูล” ต้องจับคู่ให้ครบทุกฟิลด์สำคัญและฟิลด์ที่ต้องการอัปเดตก่อน จึงจะกดยืนยันการอัปเดตได้
โดยข้อมูลที่จำเป็นต้องระบุมีดังนี้ SKU / ชื่อสินค้า / ราคาปกติ / น้ำหนักสินค้า
ขั้นตอนที่ 4 · การตรวจสอบผลการอัปเดต
เมื่อระบบประมวลผลเสร็จ จะสรุปจำนวนรายการที่ สำเร็จ และ ไม่สำเร็จ ตัวอย่าง เช่น สำเร็จ 72 จาก 79 รายการ โดยแบ่งเป็น 2 แท็บให้ตรวจสอบ
- ✓ แท็บ “สำเร็จ” แสดงรายการสินค้าที่อัปเดตเรียบร้อย
- ! แท็บ “ไม่สำเร็จ” แสดงรายการที่ผิดพลาดพร้อมเหตุผล เช่น “ต้องการน้ำหนักสินค้า” หรือ “ต้องการชื่อสินค้า (EN)” และมีปุ่ม “ดาวน์โหลดรายการที่ไม่สำเร็จ” เป็นการดาวน์โหลไฟล์เพื่อนำไปแก้ไขแล้วอัปโหลดใหม่
การตรวจสอบประวัติการนำเข้าข้อมูล
- 8 เข้าแท็บ “ประวัติการนำเข้าข้อมูลสินค้า” (Log file import) เพื่อดูประวัติย้อนหลังของทุกไฟล์ที่นำเข้า มีการแจ้งรายละเอียดทั้งชื่อไฟล์ ประเภท (เพิ่มสินค้า / อัปเดตสินค้า) จำนวนสำเร็จ / ไม่สำเร็จ วันเวลา และผู้ใช้งาน และยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์ย้อนหลังได้ด้วย
SKU ต้องตรงกับในระบบ ระบบใช้ SKU เป็นตัวอ้างอิงในการหาสินค้าที่จะแก้ไข หากพิมพ์ผิดหรือไม่มีในระบบ รายการนั้นจะอัปเดตไม่สำเร็จ
กรอกฟิลด์บังคับให้ครบ เช่น SKU ชื่อสินค้า ราคาสินค้าและน้ำหนักสินค้า หากเว้นว่างจะติดอยู่ในรายการไม่สำเร็จ หรือ ไม่สามารถอัปเดตรายการได้
ช่องราคาลดเหลือ หากสินค้ามีการลดราคาให้ระบุราคาลดเหลือด้วย หากไม่ทำการระบุระบบจะปรับเป็น 0 ในอัตโนมัติ
ผลลัพธ์หลังทำตามขั้นตอน
- ✓ แก้ไขสินค้าจำนวนมากได้ในครั้งเดียว
อัปเดตราคา สต็อก สถานะ และข้อมูลอื่น ๆ หลายรายการพร้อมกันผ่านไฟล์เดียว - ✓ ตรวจสอบผลได้ทันที
เห็นทั้งรายการที่สำเร็จและไม่สำเร็จพร้อมเหตุผล นำไปแก้ไขแล้วอัปโหลดซ้ำได้ - ✓ ย้อนดูประวัติได้
ทุกครั้งที่นำเข้าไฟล์จะถูกบันทึกไว้ใน Log file import ตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอด
จัดการสินค้าจำนวนมากได้ในไม่กี่คลิก
Ketshopweb ช่วยให้ร้านค้าจัดการสินค้า สต็อก และราคาจำนวนมากได้อย่างเป็นระบบ ครบทุกช่องทางในที่เดียว
Unified Commerce Platform · OMS + CRM + CDP for Thai Businesses
