การใช้งาน การอัปเดตสถานะออเดอร์

สถานะออเดอร์ และวิธีการปรับสถานะ

ระบบ Ketshopweb มีสถานะออเดอร์ทั้งหมด 6 สถานะ ตั้งแต่รอชำระเงินไปจนถึงจัดส่งสำเร็จ บทความนี้จะพาไปทำความรู้จักแต่ละสถานะ วิธีปรับสถานะออเดอร์ และกรณีที่ออเดอร์ไม่สามารถปรับสถานะได้ตามปกติ

สถานะออเดอร์ทั้งหมดในระบบ

1. รอชำระเงิน

สถานะแรกหลังจากมีการสั่งซื้อ ในกรณีที่ผู้ซื้อยังไม่ได้ทำการชำระเงินให้ร้านค้า

2. ได้รับเงิน

สถานะหลังจากที่ได้ตรวจสอบหลักฐานการโอนเงินแล้วว่าถูกต้อง หรือเป็นสถานะแรกของออเดอร์ที่ชำระผ่านบัตรเดบิต/เครดิต หรือสแกน QR Code จ่ายสำเร็จ (กรณีเป็นออเดอร์เก็บเงินปลายทาง จะไม่สามารถปรับเป็นสถานะนี้ได้)

3. จัดเตรียมสินค้า

สถานะที่ออเดอร์อยู่ระหว่างการจัดเตรียมสินค้าเพื่อรอจัดส่งในขั้นตอนถัดไป ระบบจะบันทึกชื่อทีมงานที่ปรับเป็นสถานะนี้ให้เป็นผู้เบิกสินค้า ซึ่งจะปรากฏในรายงานสินค้า (เมนู Product > Product Report) เหมาะกับร้านค้าที่ต้องการตรวจทานความถูกต้องของสินค้าก่อนแพ็คลงกล่อง เพราะใช้ร่วมกับฟีเจอร์สแกนสินค้าบน Mobile Application ได้ด้วย

4. จัดส่ง

สถานะที่ออเดอร์ถูกจัดส่งเรียบร้อยแล้ว เมื่อปรับเป็นสถานะนี้ ร้านค้าจะไม่สามารถปรับกลับเป็นสถานะก่อนหน้าได้อีก

5. เสร็จสิ้น

สถานะที่ผู้ขายเป็นคนปรับเท่านั้น (ยกเว้นออเดอร์ที่จัดส่งโดยขนส่งอัตโนมัติ ระบบจะปรับให้อัตโนมัติ) สำหรับออเดอร์ที่ใช้ขนส่งแบบเก็บเงินปลายทาง เมื่อจัดส่งสำเร็จและได้รับเงินแล้ว จำเป็นต้องปรับสถานะเป็นเสร็จสิ้น เพื่อให้ระบบบันทึกไปในรายงานการขายต่างๆ

6. ยกเลิก 

สถานะที่ถูกยกเลิกโดยผู้ขาย หรือระบบยกเลิกอัตโนมัติเมื่อออเดอร์หมดอายุ

การปรับสถานะออเดอร์

เริ่มต้นด้วยการเข้าสู่ระบบจัดการเว็บไซต์ Ketshopweb จากนั้นทำตามขั้นตอนดังนี้

คลิก "จัดการ" → "E-commerce" → เมนูย่อย "Order"

4 เลือกออเดอร์ที่ต้องการปรับสถานะ โดยคลิกไอคอนดวงตา

คลิกไอคอนดวงตาเพื่อเข้าสู่รายละเอียดออเดอร์

เมื่อเข้าสู่หน้ารายละเอียดออเดอร์ ให้คลิกที่ Dropdown

5 เลือกสถานะที่ต้องการเปลี่ยน 

6 คลิก "บันทึก" หลังเปลี่ยนสถานะเรียบร้อย

เลือกสถานะที่ต้องการจาก Dropdown แล้วคลิก "บันทึก"

ออเดอร์ที่ไม่สามารถปรับสถานะได้

มีออเดอร์บางกรณีที่ไม่สามารถปรับสถานะตามปกติได้ ดังนี้

1. กรณีออเดอร์ขนส่งหมดอายุ

คือออเดอร์ที่มีการจัดส่งแบบขนส่งอัตโนมัติ และไม่ทำการจัดส่งภายใน 7 วัน ต้องทำการยกเลิกออเดอร์เท่านั้น

2. กรณีไม่มีข้อมูลที่อยู่จัดส่ง

คือออเดอร์ที่ถูกสร้างจาก Order Link แบบเน้นปิดการขาย เนื่องจากลูกค้าทำการชำระเงินแล้ว แต่ไม่กรอกที่อยู่จัดส่ง ทำให้ผู้ขายไม่สามารถปรับสถานะเพื่อจัดเตรียมสินค้าหรือจัดส่งได้

3. กรณีออเดอร์อยู่ใน Group Order

คือออเดอร์ที่ถูก Group Order เพื่อจัดส่ง ต้องปรับสถานะที่เมนู Delivery Manager > Delivery เท่านั้น ดูขั้นตอนเพิ่มเติมได้ที่ การจัดส่งหลายรายการ แบบจัดเป็นกลุ่ม